Politique de protection des renseignements personnels

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels :

Mylène Denicolaï, Directrice des communications : mdenicolai@aqtr.com

Objectif de la politique

En accord avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, le Code civil du Québec et la Charte québécoise des droits de la personne, l’AQTr souhaite se conformer à toutes les législations en matière de protection des renseignements personnels. La présente politique de protection des renseignements personnels décrit comment I'AQTr recueille, utilise, communique, conserve, protège et détruit les renseignements personnels obtenus dans le cadre de ses activités. Cette politique décrit les types de renseignements pouvant être recueillis ou qui peuvent être fournis à l’AQTr. Les renseignements personnels collectés par I'AQTr ne seront utilisés que conformément à la présente politique, sauf prescriptions contraires des lois applicables. L’AQTr prend des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels collectés sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées. L’AQTr accorde une grande importance au respect de la protection des renseignements personnels et c’est dans cette optique et conformément à la Loi, qu’elle a nommé une responsable de la protection des renseignements personnels au sein de son équipe et s’est assuré que ses employés gèrent ces renseignements avec rigueur, discrétion et en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

À qui s’adresse cette politique?

Cette politique s’adresse à tous les employés, administrateurs, bénévoles, fournisseurs et tous intervenants et tiers ayant accès à toutes formes de renseignements personnels relevant de l’AQTr.

Qu’est-ce que des renseignements personnels

Selon la Commission d’accès à l’information du Québec un renseignement personnel, est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne (mineure ou adulte) d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements. La Commission d'accès à l’information du Québec estime que les renseignements générés à l’aide de systèmes d’intelligence artificielle ou de renseignements inférés sont des renseignements personnels assujettis aux lois applicables. Les renseignements concernant l’exercice d’une fonction d’une personne au sein d’une entreprise ou d’un organisme public comme le nom, le titre, la fonction, le courriel, l’adresse et le numéro de téléphone de son lieu de travail sont publics et ne sont pas soumis aux lois protégeant les renseignements personnels.

Nature des renseignements personnels recueillis et conservés

L’AQTr ne recueille que des renseignements personnels qui sont liés directement à un de ses programmes ou à une de ses activités. Elle recueille toujours les renseignements personnels par des moyens licites et légitimes. Ces renseignements seront recueillis directement et volontairement auprès de la personne concernée. Les renseignements sont obtenus indirectement de la part de sources tierces uniquement lorsque la loi l’autorise. La quantité et le type de renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins déterminées. Les renseignements recueillis peuvent comprendre, notamment :

• Coordonnées personnelles (nom, adresse, courriel, téléphone, etc.)
• Caractéristiques personnelles (sexe, âge, date de naissance, langue, allergie, etc.)
•  Renseignements bancaires via le fournisseur de services de paiement de l’AQTr
•  Numéro d’assurance maladie et permis de conduire (à des fins de validation)
• Numéro d’étudiants (en lien avec le membership étudiant)
• Renseignements relatifs au marketing ou aux préférences de communications
• Lors du processus de recrutement (CV, coordonnées personnelles, courriel, etc.)
• Lors de l’embauche d’un nouvel employé (numéro d’assurance sociale, CV, coordonnées personnelles, courriel, historique d’emploi et académique, etc.)
• Tout autre renseignement personnel fourni

Utilisation des renseignements personnels recueillis et conservés

L’AQTr collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la réglementation. Cela comprend notamment les fins suivantes :

• Inscription à des activités, des formations, des abonnements ou des adhésions
• Envoi de communications de tout type
• Lors de transactions financières
• À des fins statistiques
•  La gestion des ressources humaines et des avantages sociaux (pour les employés)
• Toute autre fin à laquelle un consentement a été donné

L’AQTr s’assurera du consentement des personnes concernées si les renseignements personnels de ces dernières sont utilisés à d’autres fins que ceux mentionnés ci-haut.

Les renseignements personnels ne seront conservés que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente politique.

Consentement

L’AQTr obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir ses renseignements personnels. La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignement recherché. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé. Le consentement explicite de la personne concernée est également requis pour que des renseignements personnels puissent être divulgués a un tiers.

Les renseignements personnels peuvent toutefois être recueillis, utilisés ou divulgués sans consentement de la personne concernée lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Toute personne peut retirer son consentement concernant la collecte, l’utilisation, la conservation ou la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps. Celle-ci doit en faire la demande par écrit a la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’AQTr.

Mesures de sécurité relative à vos renseignements personnels

L’AQTr est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à des tiers aux fins de traitement. L’ AQTr exige de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité et qu'ils s'engagent par écrit à respecter la présente politique ainsi que les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

L’AQTr a mis en place et continue d’élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que les renseignements personnels collectés par elle demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures comprennent:

• Des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire par les personnes autorisées dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées
• Des mesures physiques (par exemple, la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.)
• Des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et I'utilisation de pare-feu)

Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels dépend des éléments suivants :

• Le degré de sensibilité des renseignements personnels
• La quantité, la distribution et le format de l’information
• La méthode de conservation

L’AQTr s’est assurée que les fournisseurs avec lesquels elle s’est associée en matière de collecte de données personnelles sont conformes avec la Loi 25 et ont mis en place des mesures de sécurité sévères pour protéger les données qu’elles détiennent (CRM, fournisseurs de paiement, assureurs, gestionnaire de paye, institution financière, fournisseur internet, LMS, consultants, etc.)

Le personnel de l’AQTr est renseigné et adéquatement formé sur les politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Chaque employé doit signer la déclaration d'engagement joint à la présente lors de son embauche ou lors de modification à la législation ou aux exigences réglementaires.

Quels sont vos droits et comment les exercer

Toute personne a le droit de consulter ou d’être informée de l’existence, dans un fichier structuré, d’un renseignement personnel la concernant. Ce n’est que conformément à la loi que l'AQTr peut refuser de divulguer cette information. Aussi, toute personne a le droit de refuser de communiquer ses renseignements personnels.

Toute demande d’accès à I ‘information des renseignements personnels détenus par I' AQTr doit se faire par écrit et adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’AQTr.

La même procédure sera exigée si le demandeur constate ou souhaite apporter des corrections ou le retrait des données le concernant ou pour le compte d’une personne décédée. Dans ce cas, des preuves justificatives seront demandées.

Un suivi sera effectué auprès du demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Si la demande est jugée frivole ou questionnable, la responsable de la politique de protection des renseignements personnels soumettra la demande à la direction générale ou, par la suite si nécessaire, au conseil d’administration de l’AQTr. La personne responsable informera le demandeur de la décision détaillée de donner suite ou non à sa requête.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de l'AQTr supervise le respect et l’application de la présente politique et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements.

Toute plainte concernant le non-respect de cette politique doit être adressée par écrit à la personne responsable des renseignements personnels. Celle-ci fournira le soutien adéquat, effectuera une enquête et apportera les mesures correctives, si nécessaire.

Tout demandeur dont la plainte n’est pas réglée à son entière satisfaction pourra s'adresser en premier lieu à la direction générale et/ou en deuxième lieu, au conseil d’administration de l’AQTr. Par la suite, une réponse au demandeur sera envoyée confirmant ou infirmant la décision déjà prise. La décision du conseil d’administration sera exécutoire et sans appel.